menu
DajemyRadę.pl / Pracuj szybciej, łatwiej i wydajniej

Pracuj szybciej, łatwiej i wydajniej

Finanse Zdrowie i Życie

9 sposobów na wydajną pracę – aplikacje, które w tym pomagają

Mamy coraz więcej zadań w pracy. Wprawdzie jesteśmy efektywniejsi i lepiej zorganizowani, ale nadal pracujemy bardzo długo. Dłużej od nas pracują tylko Rosjanie i Grecy [źródło: OECD Employment Outlook 2013]. Ułatwiajmy więc sobie organizację projektów, by siedzieć w biurze krócej.

Nawet super sprawne komputery nie są w stanie robić kilku rzeczy naraz, choć czasem wydaje się, że tak właśnie działają. W rzeczywistości każde zadanie wykonuj osobno i szybko przełączają się na inne. Multitasking jest nierealny. Jeśli pochwaliłeś się w CV, że jesteś wielozadaniowy, to wykreśl tę umiejętność. Lepiej napisz, że jesteś dobrym organizatorem, świetnie zarządzasz projektami, a w pracy wykorzystujesz pomocne aplikacje.  

​Jak skutecznie zarządzać projektami?

Asana to rozbudowany, bezpłatny program do prowadzenia wielu projektów jednocześnie. Jeśli do tej pory z trudem łączyłeś obowiązki służbowe z domowymi, nie panowałeś nad rachunkami, terminami zebrań w szkole czy planowaniem zakupów, Asana ułatwi Ci pogodzenie wszystkiego i bezproblemowe „przełączanie się” między zadaniami. Możesz planować zadania z podzadaniami i odznaczać je po wykonaniu. Będzie pomocna, jeśli oprócz pracy na głowie masz np. remont mieszkania, budowę domu czy równie złożone projekty. Mobilne wersje działają w Androidzie i na iPhonie. Aplikacja jest przejrzysta. Z łatwością rozpoczniesz w niej pracę, przypiszesz zadania współpracownikom lub członkom rodziny, uporządkujesz projekty. Programu możesz używać w zespole do 15 osób. To narzędzie z powodzeniem zastępuje drogie i skomplikowane rozwiązania, jak Redmine czy MS Project.
https://asana.com/

Trello to doskonała aplikacja dla freelancerów oraz dla rozproszonych zespołów roboczych, które pracują w różnym czasie i miejscach. Jest jeszcze prostsza niż Asana. Bardzo łatwo zarządzać w niej projektami i wskazywać na ich stopień wykonania. W aplikacji masz do dyspozycji tablice, w które wpisujesz listy zadań. Każde zadanie to osobna karta. Przykładowo, możesz stworzyć tablice „Pomysły”, „Do zrobienia”, „W trakcie” czy „Zrobione”. Poszczególne karty możesz przenosić między tablicami i dowolnie sortować. W każdej karcie dodasz terminy, notatki, załączysz pliki. Włącz powiadomienia mailowe, żeby mieć pewność, że o niczym nie zapomnisz. Jeśli pracujesz w zespole, karty możesz przypisywać poszczególnym osobom. Gdy chcesz, by ktoś zajął się czymś, oznaczasz go. Użytkownicy mogą tworzyć grupy, a każdy może być członkiem wielu grup w zależności od zadań. Trello połączysz z wieloma innymi aplikacjami i serwisami, jak Evernote, Gmail, Todoist, Slack, YouTube, Pinterest czy Dropbox. 
https://trello.com/

Jak bezpiecznie przechowywać pliki?

Jeśli chcesz mieć dostęp do swojej pracy, niezależnie gdzie jesteś, to przyda Ci się Dropbox.
To miejsce w Internecie, w którym możesz przechować dowolne dane i udostępniać je innym. Przydaje się zwłaszcza gdy pliki, których używasz są zbyt duże, by przesłać je mailem. Umieść w Dropboxie nagrania audio, filmy, zdjęcia, projekty graficzne lub co tylko zechcesz. Do zapisanych danych dostaniesz się ze wszystkich urządzeń, na których zainstalowałeś aplikację. Dropbox umożliwia edytowanie tego samego dokumentu na kilku urządzeniach jednocześnie. Pełni również funkcję kopii bezpieczeństwa dla Twoich plików.
https://www.dropbox.com/


​Jak ułatwić sobie zapamiętywanie wielu rzeczy na raz?

W codziennym zabieganiu przyda Ci się pomoc w zapamiętywaniu i notowaniu różnych rzeczy. Skorzystaj z dwóch aplikacji – Listonic oraz Evernote.

Listonic to aplikacja, dzięki której ułatwisz sobie zakupy, niczego nie pominiesz i nie kupisz w nadmiarze. Listy zakupów w aplikacji łatwo zsynchronizujesz na kilku urządzeniach, np. na smartfonie partnera czy tablecie pracownika. Możesz coś dopisać lub odznaczyć, Listonic od razu odnotuje zmianę. Gdy używasz go do domowych wiktuałów, podpowiada przepisy kulinarne i wskazuje, co trzeba dokupić, aby przygotować danie. Aplikacja sugeruje również, czego możesz jeszcze potrzebować adekwatnie do Twoich list zakupów. Dodatkowo program ma funkcję nawigacji, która wskazuje jak poruszać się między półkami w hipermarketach.
http://www.listonic.com/content/pl

Evernote to multimedialny notatnik, który pozwala na tworzenie tekstowych i głosowych notatek, przypomnień oraz zapisywanie różnych plików znalezionych w sieci. Podobnie jak Dropbox, aplikacja synchronizuje się ze smartfonem, tabletem oraz komputerem. Zgromadzone pliki możesz wysyłać innym. Jednym kliknięciem zamienisz zgromadzone materiały w prezentacje. Jeśli podstawowe funkcje bezpłatnej wersji programu okażą się niewystarczające, za dodatkową niewielką roczną opłatą skorzystasz z bardziej rozbudowanych opcji.   
https://evernote.com


Zbierz to, co ci potrzebne

Jeśli w pracy coraz częściej czujesz, że ilość przeglądanych codziennie informacji Cię przytłacza i ciągle coś przydatnego umyka, wykorzystaj aplikacje do zbierania danych.

Flipboard to program, który ułatwia przeglądanie blogów, portali społecznościowych i innych stron internetowych. Pomaga gromadzić aktualności z różnych miejsc w wygodnych kafelkach, które układasz tematycznie i według kanałów, z których chcesz otrzymywać treści. Współpracuje z takimi serwisami jak Facebook, Google+, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube czy Flickr. Możesz oznaczać i komentować wpisy w ramach jednego serwisu oraz udostępniać je innym użytkownikom. Niestety, agreguje głównie treści anglojęzyczne. 
https://flipboard.com/

Ile razy zdarzyło Ci się, że nie mogłeś odnaleźć artykułu czy wpisu, który zauważyłeś np. na smartfonie w drodze do pracy? A może chciałbyś wrócić do cennego komentarza lub linku, ale nie pamiętasz, gdzie go widziałeś? Skorzystaj z Pocket, czyli aplikacji, w której gromadzisz to, co Cię zainteresowało w sieci: publikacje, filmy, a nawet całe strony www. Pocket łatwo synchronizuje się z komputerem i urządzeniami mobilnymi. Dzięki temu skończysz czytać w pracy tekst, który czytałeś na smartfonie po drodze do biura. Aplikacja przydaje się, gdy nie masz stale dostępu do Internetu, np. w podróży. Możesz zebrać w niej „na zapas” interesujące Cię artykuły, grafiki, wpisy czy posty z kanałów społecznościowych, aby przeczytać je w dogodnej chwili. Pocket gromadzi też zawartość z innych serwisów agregujących treści, jak Flipboard, Pulse czy Zite. W ten sposób masz w jednym miejscu np. materiały przydatne do przygotowania artykułu lub prezentacji.
https://getpocket.com/

Jak przenosić pliki między urządzeniami?

Jeśli korzystasz z różnych urządzeń, jak tablet, komputer i smartfon, to wiesz jak denerwujące bywa przenoszenie plików między nimi. Możesz w tym celu skorzystać z opisanego wyżej Dropboxa, albo skorzystać z czegoś prostszego.

Użyj aplikacji Pushbullet, żeby bez problemów przesłać wybraną treść jednym kliknięciem ze smartfonu lub tabletu do komputera albo na odwrót. Program przekazuje teksty, linki lub zdjęcia do innego urządzenia, które w nim wskażesz. Możesz więc np. retuszować zdjęcie w laptopie z Windowsem i przesłać je do iPhone’a, by zamieścić je na Instagramie. Możesz też określić w nim zespół osób, np. współpracowników, które mają otrzymywać Twoje treści. Gdy zdarzy Ci się przypadkiem coś skasować, odzyskasz usuniętą treść z archiwum, w którym program sam przechowuje wszystko, co w nim przesyłasz. 
https://www.pushbullet.com/


Niedawno pisaliśmy też o aplikacjach ułatwiających oszczędne życie. Przeczytaj: 

DajemyRadę.pl